Agent de Secretariat H/F - 84

La 157ème Antenne Médicale (AM) est placée sur la Base Aérienne 115 d'Orange. Il s'agit d'un organisme interarmées du Service de Santé des Armées dont la mission consiste à assurer le suivi médical des personnels de la BA 115 ainsi qu'une grande partie des gendarmes du Vaucluse. Cette antenne s'articule autour de plusieurs cellules : accueil, salle de soin, parcours de soin, secrétariat, pharmacie ainsi que plusieurs bureaux de médecin. Affecté au secrétariat de la 157ème AM, l'agent devra assurer l'ensemble des travaux relatifs au traitement des courriers et courriels de l'organisme, de la prise en charge des documents classifiés et les demandes d'habilitation des personnels en conformité avec la réglementation en vigueur. Il assure la saisie dans les applications SOPHIA (habilitation), MANTIS (BUG INFORMATIQUE SSA), Fd@LIGNE (ORDRE DE MISSION), ROC (RESERVE) et maîtrise les tableurs et traitements de texte. Il accueille et renseigne le personnel soutenu.
Enregistrer et archiver le courrier arrivée/départ
Mettre à jour, dans les différentes applications, les données des personnels de l'AM (États rationnaires, SPA, OGRE, Fd@LIGNE, SOPHIA...)
Gérer les appels du secrétariat et du médecin responsable d'antenne
Créer et mettre à jour les supports de communication (livret d'accueil, plan de ramassage...)
Former les personnels stagiaires secrétaires, formation des gendarmes adjoints volontaires secrétaires
Rédiger, dactylographier, mettre en forme des différents documents de l'antenne
Suivre les habilitations SD, OTAN, CD du personnel de l'antenne médicale et suivi des engagements de responsabilité
Procéder à l'archivage et la sauvegarde du réseau
Mettre à jour les procédures secrétariat
Etablir les convocations des réservistes et les états de paiement
Procéder au circuit arrivée (et départ) administratif du personnel de l'antenne médicale