Assistante Administrative - Villeneuve Lez Avignon H/F - 84

La Ville de VILLENEUVE LEZ AVIGNON dans le Gard
recrute par voie statutaire ou contractuelle

ASSISTANTE ADMINISTRATIVE CTM (H/F)

Filière Administrative
Catégorie C
Cadres d'emplois des adjoints administratifs

HORAIRES sur la base de 36 heures :

- Semaine 1 : lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi : 8h-12h / 13h-17h
- Semaine 2 : lundi, mardi, mercredi, jeudi 8h-12h / 13h-17h

Sous l'autorité du coordinateur du Centre Technique Municipal vous êtes en charge des missions suivantes :

REFERENTE COMPTABLE :
- Suivi et saisie des demandes d'achats avec aide et conseils auprès des demandeurs
- Suivi, validation et distribution des bons de commande, récupération des bons de commande « coincés »
- Suivi des budgets (outillage, équipements, chantiers)
- Edition des situations financières, suivi des lignes budgétaires
- Transmission des factures aux responsables pour visa (dématérialisation)
- Visa des factures via e-parapheur
- Elaboration du budget prévisionnel avec les responsables et le coordinateur puis suivi et contrôle de l'exécution du budget voté

REFERENTE ADMINISTRATIVE :
- Réalisation et rédaction des mémos et notes de service
- Organisation des réunions et gestion de l'agenda du responsable du CTM
- Assistance du coordinateur du CTM
- Participation aux réunions des responsables
- Aide à la communication interne et externe des responsables de services (rédactionnel)
- Rédaction des comptes rendus de réunion
- Création des pochettes annuelles des agents
- Gestion administrative de l'ensemble des services du CTM (suivi et rédaction des mails, des fiches d'intervention, etc.)
- Accueil téléphonique (services internes, commerciaux, usagers, etc.)
- Gestion quotidien du courrier
- Intranet
- Relais administratif des demandes liées aux services des fêtes et des sports

SUPPLEANTE RH :
- Enregistrement et suivi des congés
- Enregistrement des absences et des maladies, suivi administratif
- Renseignement des enquêtes administratives et des déclarations d'accident de service de l'ensemble des services du CTM
- Gestion des anomalies de pointage
- Accueil téléphonique du guichet unique